會(huì)議紀(jì)要是黨政軍機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位經(jīng)常使用的一種公文。黨建君推薦本文，就會(huì)議紀(jì)要的寫作進(jìn)行了梳理與總結(jié)，其中方法希望對(duì)大家有所啟發(fā)。

什么是會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議紀(jì)要是一種記載、反映會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的紀(jì)實(shí)性公文，是貫徹落實(shí)會(huì)議精神、指導(dǎo)工作、解決問(wèn)題、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。會(huì)議紀(jì)要可以多向行文。向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)會(huì)議情況，以便得到上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)工作的指導(dǎo)；向同級(jí)機(jī)關(guān)通報(bào)會(huì)議情況，以便得到同級(jí)機(jī)關(guān)的支持配合；向下級(jí)機(jī)關(guān)傳達(dá)會(huì)議精神，以便統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，貫徹執(zhí)行。

會(huì)議紀(jì)要的種類

1. 決議性會(huì)議紀(jì)要，主要記載和反映會(huì)議作出的重要決策事項(xiàng)，常用于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公會(huì)，如省長(zhǎng)辦公會(huì)議、市（縣）長(zhǎng)辦公會(huì)議等。

2. 協(xié)議性會(huì)議紀(jì)要，主要記載雙邊或多邊會(huì)議有關(guān)內(nèi)容及其達(dá)成的協(xié)議等情況，常用于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)主持召開(kāi)的多部門協(xié)調(diào)會(huì)或不同單位共同召開(kāi)的聯(lián)席辦公會(huì)等。

3. 研討性會(huì)議紀(jì)要，主要記載和反映經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議、各種專業(yè)會(huì)議或?qū)W術(shù)性會(huì)議的研討情況，主要用于職能部門或?qū)W術(shù)研究機(jī)構(gòu)召開(kāi)的專業(yè)會(huì)議、學(xué)術(shù)研討會(huì)議等。

會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容結(jié)構(gòu)

一 標(biāo)題

1. “會(huì)議名稱＋紀(jì)要”，如《全國(guó)農(nóng)村工作會(huì)議紀(jì)要》等。這類標(biāo)題最為常見(jiàn)。

2. “正標(biāo)題＋副標(biāo)題”，正標(biāo)題提出問(wèn)題或揭示會(huì)議主旨，副標(biāo)題多為“會(huì)議名稱＋紀(jì)要”。如《加強(qiáng)未成年人思想道德教育是家庭、學(xué)校和社會(huì)的共同責(zé)任——xx市xx區(qū)教育工作研討會(huì)紀(jì)要》。這種標(biāo)題常見(jiàn)于報(bào)刊發(fā)表的會(huì)議紀(jì)要。

3. “發(fā)文機(jī)關(guān)名稱＋議題＋紀(jì)要”，如《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)土地市場(chǎng)管理工作會(huì)議紀(jì)要》。

二 正文

1. 開(kāi)頭：主要用于概述會(huì)議的基本情況，包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人、會(huì)議議程和主要成果等，然后用“現(xiàn)將會(huì)議主要精神紀(jì)要如下”或“現(xiàn)將這次會(huì)議研討的幾個(gè)問(wèn)題紀(jì)要如下”等過(guò)渡句轉(zhuǎn)入下文，文字一般都比較簡(jiǎn)練。

常見(jiàn)的寫法有兩種：一是列項(xiàng)式，即將會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)等要素依次列出，各占一行，使人一目了然。這種寫法多用于辦公會(huì)議紀(jì)要。二是概述式，即將會(huì)議的基本要素用一段文字作簡(jiǎn)要敘述，使人看后對(duì)會(huì)議情況和基本精神有個(gè)大致了解。

2. 主體：一般包括會(huì)議研究的問(wèn)題、討論的意見(jiàn)、作出的決定和提出的措施辦法等。

（1）條款法，就是把會(huì)議議定的事項(xiàng)用條款方式加以簡(jiǎn)要說(shuō)明，分別冠以一二三四的標(biāo)號(hào)，一條寫一個(gè)事項(xiàng)。這樣表述簡(jiǎn)明扼要，適用于部署工作的會(huì)議或辦公會(huì)議，也適用于工作協(xié)調(diào)會(huì)等。

（2）綜述法，就是將會(huì)議所討論、研究的問(wèn)題綜合成若干部分，每個(gè)部分集中談一個(gè)方面的問(wèn)題，較復(fù)雜的工作會(huì)議或經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議的紀(jì)要多采用這種寫法。

（3）歸類法，有些工作會(huì)議涉及內(nèi)容較廣，討論的問(wèn)題較多，這就要求按討論問(wèn)題的性質(zhì)或議定事項(xiàng)的不同分類進(jìn)行整理，分別列出序號(hào)、標(biāo)題來(lái)敘述，每個(gè)標(biāo)題下面視內(nèi)容多少，或分段或分條來(lái)寫。

（4）摘記法，就是按會(huì)議發(fā)言順序記錄每個(gè)人的發(fā)言要點(diǎn)，根據(jù)各人提出問(wèn)題的不同角度，整理成幾個(gè)問(wèn)題，并署上發(fā)言人姓名、職務(wù)，有時(shí)還要加上小標(biāo)題。

3. 結(jié)尾：有的向有關(guān)單位和人員提出為實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)和任務(wù)而奮斗的號(hào)召或希望；有的就會(huì)議議定的有關(guān)問(wèn)題，向上級(jí)有關(guān)部門提出意見(jiàn)建議；有的向有關(guān)單位和人員提出貫徹落實(shí)的具體要求；有的則對(duì)會(huì)議意義和收獲進(jìn)行評(píng)價(jià)等。

三 文尾

會(huì)議紀(jì)要一般也有文尾，與其他文件類同，主要是會(huì)議紀(jì)要的印發(fā)機(jī)關(guān)、成文日期、發(fā)送單位等內(nèi)容。

會(huì)議紀(jì)要的寫作要點(diǎn)

真實(shí)準(zhǔn)確：真實(shí)準(zhǔn)確地反映會(huì)議的情況和精神，需認(rèn)真地進(jìn)行會(huì)議記錄，詳盡地了解會(huì)議情況，做好各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

精練概括：精練概括與詳盡細(xì)致，是會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄最重要的區(qū)別。語(yǔ)言文字簡(jiǎn)練準(zhǔn)確、樸實(shí)無(wú)華、通俗明白，也是精練概括的應(yīng)有之義。

要點(diǎn)突出：會(huì)議紀(jì)要就是記敘會(huì)議的中心內(nèi)容和討論研究的要點(diǎn)。凡與此聯(lián)系密切的問(wèn)題，都應(yīng)盡力寫充分；反之就要少寫或不寫。

取舍適當(dāng)：凡符合會(huì)議宗旨的多數(shù)人的一致意見(jiàn)，會(huì)議紀(jì)要都應(yīng)集中反映；對(duì)少數(shù)人的意見(jiàn)，如果是正確的，也要予以反映；如果討論中意見(jiàn)確有分歧，難以取得統(tǒng)一，一般不應(yīng)寫入紀(jì)要，但研討性會(huì)議紀(jì)要除外。集中會(huì)議討論的意見(jiàn)，還要特別留意會(huì)議主持人發(fā)表的意見(jiàn)，特別是他（她）的總結(jié)性發(fā)言和結(jié)論性意見(jiàn)，并在紀(jì)要中充分體現(xiàn)。

會(huì)議紀(jì)要看起來(lái)普普通通平平常常，但是作為秘書(shū)工作人員，你真的掌握了會(huì)議紀(jì)要的寫法了嗎？會(huì)議紀(jì)要對(duì)于記錄會(huì)議主要情況、傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)、推動(dòng)工作落實(shí)具有重要意義。個(gè)人體會(huì)，寫好會(huì)議紀(jì)要需把握好以下幾個(gè)方面：

撰寫會(huì)議紀(jì)要是辦公室的日常工作之一，也是辦公室工作人員的基本功。在工作中，寫好會(huì)議紀(jì)要有“八字訣”可循。

一是求“快”

時(shí)效性是會(huì)議紀(jì)要的最大特點(diǎn)。很多重要工作都要在會(huì)議結(jié)束后馬上落實(shí)，需要拿會(huì)議紀(jì)要“說(shuō)話”，太晚就有可能失去其自身價(jià)值。因此，會(huì)議紀(jì)要的撰寫、報(bào)批、印發(fā)一定要迅速，一般會(huì)議三至五天內(nèi)印發(fā)紀(jì)要，重要緊急會(huì)議當(dāng)天印發(fā)或隔天印發(fā)。這就要求我們平時(shí)做好基礎(chǔ)工作，準(zhǔn)備好各種會(huì)議的紀(jì)要模版，程序化填充文字內(nèi)容。

二是求“準(zhǔn)”

準(zhǔn)確性是會(huì)議紀(jì)要的基本要求。首先，內(nèi)容要準(zhǔn)。會(huì)議議定的重要事項(xiàng)比如經(jīng)費(fèi)、時(shí)限、責(zé)任人等一定要準(zhǔn)確翔實(shí)地記錄下來(lái)，不能有任何出入。例如，關(guān)于經(jīng)費(fèi)使用的決議，要詳細(xì)寫明金額、撥款單位、撥款時(shí)間、撥款方式，防止日后出現(xiàn)問(wèn)題無(wú)從對(duì)證。

其次，用語(yǔ)要準(zhǔn)。參會(huì)人員在討論或講話中，對(duì)一些專業(yè)術(shù)語(yǔ)、專有名詞可能一帶而過(guò)，說(shuō)的是不規(guī)范簡(jiǎn)稱或俗稱，比如把××省(市)第×屆人民代表大會(huì)第×次會(huì)議、中國(guó)人民政治協(xié)商會(huì)議××省(市)第×屆委員會(huì)第×次會(huì)議，統(tǒng)稱為×屆省(市)人大(政協(xié))第×次會(huì)議，類似情況應(yīng)在撰寫紀(jì)要時(shí)注意核對(duì)訂正。

最后，記錄要準(zhǔn)。紀(jì)要撰寫人員要全程參會(huì)，做好錄音和記錄，核對(duì)好參會(huì)人員，對(duì)于一些大型會(huì)議，經(jīng)常會(huì)有“替會(huì)”情況發(fā)生，要以簽到情況為準(zhǔn)記錄參會(huì)人員。

三是求“實(shí)”

會(huì)議紀(jì)要不需要華麗的辭藻，只要求原原本本記錄會(huì)議召開(kāi)情況和議定事項(xiàng)，文字要盡可能清晰簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確平實(shí)，不能摻雜個(gè)人感情和看法。

對(duì)于報(bào)領(lǐng)導(dǎo)討論決定的會(huì)議事項(xiàng)，一般只將最后議定的結(jié)果寫入紀(jì)要，不必記錄討論過(guò)程;對(duì)于傳達(dá)重要會(huì)議、文件或領(lǐng)導(dǎo)指示的會(huì)議事項(xiàng)，要抓住重點(diǎn)，避免空話套話，凡能從其他文件、資料中查到的內(nèi)容一般不寫，只寫會(huì)議提出的要求和部署，使沒(méi)有參加會(huì)議的人看了紀(jì)要也能了解會(huì)議情況。

四是求“全”

要突出完整性，對(duì)會(huì)議進(jìn)行全面的記錄，最忌丟項(xiàng)落項(xiàng)或多項(xiàng)。特別是有的會(huì)議可能會(huì)根據(jù)需要臨時(shí)加入一些議題或部署一些任務(wù)，要注意完整地寫入紀(jì)要。

為便于撰寫和查閱，應(yīng)當(dāng)按照一事一標(biāo)題或一段的格式撰寫，順序應(yīng)按議題的重要程度和類別進(jìn)行排列。會(huì)議討論未通過(guò)的議題一般不寫入紀(jì)要之中。

五要會(huì)“借”

會(huì)議信息量大，撰寫紀(jì)要需全面廣泛占有資料，把會(huì)議材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、記錄稿件、錄音錄像以及會(huì)議涉及的相關(guān)文件資料搜集齊全，通讀理解，只有自己弄明白了才有可能把紀(jì)要寫明白。

在使用資料上要敢借、會(huì)借，一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于順利通過(guò)的議題，會(huì)議材料的請(qǐng)示事項(xiàng)就可以借用為會(huì)議紀(jì)要的決定事項(xiàng)，領(lǐng)導(dǎo)講話的主要提綱可以借用為會(huì)議紀(jì)要的強(qiáng)調(diào)(要求)內(nèi)容，有選擇性地把會(huì)議材料借用為紀(jì)要內(nèi)容，實(shí)際上是一個(gè)對(duì)資料進(jìn)行收集、篩選、提煉、組合的過(guò)程。

六要會(huì)“改”

所謂改，就是在“借”的基礎(chǔ)上對(duì)部分材料進(jìn)行再加工，這個(gè)過(guò)程不可或缺。

比如，領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)上脫稿部署工作、提出要求時(shí)，可能會(huì)講得過(guò)于詳細(xì)、層次稍顯不清、前后略有重復(fù)，在這種情況下，要對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行修改加工，再寫入會(huì)議紀(jì)要，既體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)真實(shí)意圖，又符合會(huì)議紀(jì)要準(zhǔn)確務(wù)實(shí)的基本要求。由于修改工作要求較高，紀(jì)要撰寫人員需不斷提升理論功底和文字水平。

七要會(huì)“報(bào)”

會(huì)議紀(jì)要初稿寫成后，如何報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)也是一門學(xué)問(wèn)。

首先要廣泛征求意見(jiàn)，避免出現(xiàn)方向性錯(cuò)誤，必須向事項(xiàng)匯報(bào)部門、涉及部門和會(huì)上提出反對(duì)意見(jiàn)部門的主要領(lǐng)導(dǎo)征求意見(jiàn)，涉及重要大額資金使用的必須征求財(cái)務(wù)部門意見(jiàn)，視情況征求宣傳、人事、紀(jì)檢監(jiān)察等部門意見(jiàn)。完成這些基礎(chǔ)工作，才能逐級(jí)上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)審批。

八要會(huì)“用”

會(huì)議紀(jì)要批準(zhǔn)后，要特別注意發(fā)揮其作用。

一要正確確定報(bào)送范圍，參會(huì)人員和單位都要報(bào)送，再視會(huì)議內(nèi)容，報(bào)送有關(guān)部門閱知或在一定范圍內(nèi)公開(kāi)。

二要與督辦工作做好銜接，由相關(guān)人員將紀(jì)要中有關(guān)任務(wù)梳理成待辦事項(xiàng)進(jìn)行督辦。

三要做好存檔工作，便于日后查閱，需要注意的是紀(jì)要在報(bào)送的過(guò)程中可能會(huì)由相關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行多次修改，一定要存檔領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)的最終版本。

此外，充分利用信息化手段，單位內(nèi)部的會(huì)議，不涉密的可在單位內(nèi)網(wǎng)發(fā)布。

來(lái)源：《秘書(shū)工作》（作者 項(xiàng)張國(guó) 高峰）

編輯：姍琳