產(chǎn)品經(jīng)理的任務(wù)不僅僅在于完成產(chǎn)品策劃，還需要承擔(dān)項目管理工作，跟進(jìn)項目進(jìn)度，必要時還得出面協(xié)調(diào)、解決沖突，以確保項目按時、按計劃完成上線。
我們在做項目的過程中，有很多工作場景會涉及到團(tuán)隊各個部門之間的運作，比如在規(guī)劃產(chǎn)品開發(fā)過程中、協(xié)調(diào)部門工作中、跟蹤任務(wù)進(jìn)度中、評估資源需求和調(diào)整開發(fā)計劃等等，這就需要我們要協(xié)調(diào)好團(tuán)隊之間的配合，保證項目的正常推進(jìn)，提高工作效率，所以任務(wù)排期是項目管理過程中重要的一環(huán)，怎么排期是我們必須考慮的點。
本文把任務(wù)排期作為三個大的階段，從任務(wù)排期開始階段、進(jìn)行階段、收尾階段三個階段來展開介紹我們怎去做好任務(wù)排期。那么在做之前我們需要考慮到哪些因素呢？
需要考慮的因素
在做排期前，首先我們要考慮做這個任務(wù)的背景是什么樣子。我們?yōu)槭裁醋鲆约澳康氖鞘裁?。思考如何完成我們項目中的各個任務(wù)，參與項目的人員有哪些等等。
一般情況下，產(chǎn)品經(jīng)理在制定任務(wù)排期時需要考慮項目目標(biāo)和需求、團(tuán)隊成員的能力和經(jīng)驗、任務(wù)的難度和風(fēng)險、任務(wù)的依賴關(guān)系、溝通和協(xié)作、靈活性和可調(diào)整性等因素。這些因素是確保任務(wù)得以順利完成的重要因素。當(dāng)然，具體情況往往根據(jù)項目的實際情況進(jìn)行考慮。
一、開始階段
明確好工作量，做好任務(wù)拆解
在項目開始時，我們可以從業(yè)務(wù)視角進(jìn)行任務(wù)拆解，有節(jié)點的把一個大的任務(wù)拆解成很多小的任務(wù)，一個難的任務(wù)拆解成幾個相對簡易的任務(wù)，去了解哪些是我們很重要的任務(wù)。之后我們還要明確任務(wù)進(jìn)行的順序，這里需要考慮任務(wù)的優(yōu)先級，哪些任務(wù)是先要做的。這就需要有我們自己的判斷思路。這里引入四象限法則如下：
四象限法則：
是著名管理學(xué)家史蒂芬·科維提出了一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個象限：
- 第一象限：既緊急又重要（如人事危機(jī)、客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財務(wù)危機(jī)等）
- 第二象限：重要但不緊急（如建立人際關(guān)系、新的機(jī)會、人員培訓(xùn)、制訂防范措施等）
- 第三象限：緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、行政檢查、主管部門會議等）
- 第四象限：既不緊急也不重要（如客套的閑談、無聊的信件、百無聊賴地刷手機(jī)等）
他的時間管理理論的一個重要觀念是應(yīng)該把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。
二、進(jìn)行階段
確保時間安排，做好計劃排期
計劃排期是項目推進(jìn)中的重要一步。到項目進(jìn)行階段，就要考慮具體任務(wù)排期的問題了。
項目任務(wù)對應(yīng)需要的開發(fā)的時間我們心里要大概有個底，我們可以先進(jìn)行需求的評審，通過這個會議和各個團(tuán)隊人員進(jìn)行初步探討，對照開發(fā)流程的任務(wù)量確定好不同人員的工時，我們需要了解到對方的近期任務(wù)的具體情況，方便我們有一個對應(yīng)的參照，同時詢問各個團(tuán)隊對于任務(wù)安排的意見。然后我們主要輸出的是項目排期表。
輸出項目排期表也也容易出現(xiàn)各種問題，比如開發(fā)的工時超過預(yù)期，遇到這種問題要冷靜思考。先要去找開發(fā)進(jìn)行溝通，進(jìn)行需求對齊，讓開發(fā)人員了解我們的意圖；如果開發(fā)人員是理解的，看看主要是哪個任務(wù)最耗時，思考并給出更好的解決方案；如果方案也沒解決問題，那一般要去找開發(fā)那邊的領(lǐng)導(dǎo)把控一下。
當(dāng)然，也不是進(jìn)度越快越好，在我看來，好的項目排期是工時合理，每個人都能按時完成工作，保證項目正常進(jìn)度。如果進(jìn)度排的多而緊，每個人的工作量太大，導(dǎo)致很多人天天加班，這樣大家其實也會對產(chǎn)品經(jīng)理有怨言。所以只要能保證我們項目正常進(jìn)度，不延期就是好的。
然后再講講排期工具這塊，在任務(wù)排期的過程中，我們可以通過一些工具來幫助我們進(jìn)行項目管理。筆者在這里介紹一款適合產(chǎn)品經(jīng)理的工具：boardmix
boardmix是一款在線協(xié)作需求管理工具，它提供了一個可視化的看板式界面，幫助團(tuán)隊成員協(xié)同工作、追蹤任務(wù)進(jìn)度和管理需求。（蘋果賬號登陸）
還有一些常用的任務(wù)排期工具包括Worktile、朝夕日歷、奇妙清單。
- Worktile是一個團(tuán)隊任務(wù)管理工具，它支持看板、表格、列表等多種視圖，讓整體計劃一目了然。成員可以對任務(wù)靈活篩選、排序和分組，讓要事優(yōu)先，并保持專注。它還支持掌控項目時間進(jìn)度，甘特圖直觀展現(xiàn)各項工作的日程排期，簡單拖拽即可調(diào)整任務(wù)的起止時間，建立依賴關(guān)系。
- 朝夕日歷是一個日程管理APP，有網(wǎng)頁版、手機(jī)和iPad版本。它的功能非常簡潔，回歸日常管理的本質(zhì)，使用感非常舒心。操作日程也非常友好，支持語音增加任務(wù)。
- 奇妙清單是一個To-do list 清單管理神器，Mac版比較好用。學(xué)生黨推薦把當(dāng)日單詞任務(wù)、學(xué)校作業(yè)、雅思等等各種課外補習(xí)任務(wù)都放入奇妙清單，這樣不會迷失在印象筆記這樣比較龐大的數(shù)據(jù)里面。
在進(jìn)行計劃排期時，每個人都有自己的一套管理方法。有的人會選擇用Excel通過表格形式來進(jìn)行排期，有的人也會通過記事本來進(jìn)行記錄，不過多數(shù)人往往都會選擇采用甘特圖的形式來清晰自己的任務(wù)排期，如下圖：
這些工具都有各自的特點和優(yōu)勢，可以根據(jù)自己的實際需要來選擇合適的工具進(jìn)行任務(wù)排期和管理。
三、收尾階段
做好總結(jié)評估，進(jìn)行復(fù)盤跟進(jìn)
到了任務(wù)收尾階段也不能松懈，作為項目負(fù)責(zé)人，做好每一次復(fù)盤真的很重要，對自己而言，能不斷完善做項目的思路、體系和框架等方方面面；對團(tuán)隊而言，也能夠幫助大家提升能力，一起進(jìn)步。這里我們可以通過團(tuán)隊復(fù)盤的方式來完成收尾工作。
團(tuán)隊復(fù)盤需要我們來召開復(fù)盤會議，在會議上主要由項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行主持，對于項目完成進(jìn)行總結(jié)和評估以及提出跟進(jìn)優(yōu)化方案，這可以幫助你評估項目的成功和確定需要改進(jìn)的地方。當(dāng)然保持一個好的復(fù)盤氛圍是關(guān)鍵的，不要讓出現(xiàn)的不好的打擊影響到下一次做項目的狀態(tài)。
- 首先做總結(jié)，在會議前，各個團(tuán)隊成員都要有自我復(fù)盤，也可以說是工作總結(jié)。通過匯報的形式了解大家目標(biāo)的達(dá)成，同時幫助大家進(jìn)一步梳理思路。
- 然后做評估，主要從任務(wù)完成三個點來看，分別是質(zhì)量、時間以及成本。這也很好理解，評估項目計劃編排是否合理，計劃流程的費用評估及適當(dāng)?shù)墓芾?、技術(shù)、方法、模式的使用。最終評估將包括對項目的目標(biāo)、時間表和預(yù)算預(yù)測的審查，以及團(tuán)隊的整體績效。
- 然后做跟進(jìn)，總結(jié)一些經(jīng)驗和教訓(xùn)。這里要明確好，誰的問題，什么問題，怎么解決問題？制定好改進(jìn)措施和計劃，優(yōu)化我們項目管理工作。
四、總結(jié)
任務(wù)排期是對我們項目管理能力的一項考驗，也我們項目管理思維的重要組成。我們需要對應(yīng)項目不同時期做好對應(yīng)得工作內(nèi)容，在開始階段，要明確工作量，明確優(yōu)先級，做好任務(wù)拆解；進(jìn)行階段，確保時間安排，做好計劃排期，輸出項目排期表；收尾階段，要做好總結(jié)評估，同時跟進(jìn)優(yōu)化方案。當(dāng)然，每個產(chǎn)品經(jīng)理都有自己項目管理的方法論。
本文就產(chǎn)品經(jīng)理做好項目任務(wù)排期這里，感謝你看完這篇文章，希望對你有幫助，如果有一些優(yōu)秀的想法，也歡迎大家在評論區(qū)留言和探討。
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