項目管理是一個具有復雜性、易變性且周期長的活動，常常會出現(xiàn)項目的最終成果與最開始的項目計劃不一致的情況，影響項目的質(zhì)量，降低項目的成功率。
造成這種情況的一個重要原因是，項目在運行過程中，由于各種因素的影響，目標和計劃的細節(jié)發(fā)生了偏差，而這些偏差又沒有被相關人員及時發(fā)現(xiàn)和處理，即項目管理的過程不可視。
可視化低往往是很多項目最終失敗的一個因素，而重視項目的可視化管理，則可以極大程度的降低溝通成本、統(tǒng)一團隊目標、同時控制項目風險，提高項目的成功率和客戶滿意度。
一、可視化的要求
可視化管理項目，顧名思義就是讓項目的相關信息對相應的人員透明、實時、真實。這里涉及到兩個關鍵要素，項目信息和項目成員，只有了解了這兩個要素的特征和要求，才能真正掌握可視化項目管理。
①項目成員需要按角色分類
項目管理的團隊來自于臨時組建，各自有自己的立場和職責，擅長的專業(yè)領域有所不同，對項目的關注點也有所不同。項目成員的角色主要分為三類：負責統(tǒng)籌項目和調(diào)配資源的管理層、負責完成具體項目任務的執(zhí)行層、負責上傳下達的項目經(jīng)理，進行可視化管理時，不能一股腦地將所有信息全部通知、推送給每個人，而是需要根據(jù)角色定位，為不同的角色提供其關注和需要的項目信息。
②項目信息有針對性展示
在一個項目中，需要進行可視化管理的信息主要有項目的階段目標、項目的具體計劃、項目計劃的完成情況等，面對不同的角色對象，需要展示的內(nèi)容有所不同；即使是同一結果的信息內(nèi)容，也要有差異化的展示方式，以匹配項目角色的崗位性質(zhì)和項目需求。比如“項目進度正?！边@一結果，高層領導需要了解的是階段的進度狀況和質(zhì)量情況，而項目經(jīng)理則需要知道每個項目成員的進度完成情況和質(zhì)量表現(xiàn)。
二、如何做好可視化管理
作為一個項目經(jīng)理，在項目管理過程中，不斷展示自己的目標和計劃，讓所有參與的人都能得到最準確的努力方向；不斷搜集和展示團隊的工作成果和進度，了解項目即時的進展情況，可以大大地減少項目計劃和最終成果之間的誤差，提高項目的成功率。而這一過程，借助科學合理的可視化項目管理平臺，項目經(jīng)理的工作可以更輕松。
①制定“兩級計劃”，讓不同角色都能得到有效信息
制定項目計劃是項目經(jīng)理工作的重中之重，在一般場景下，很多項目經(jīng)理會用甘特圖或者Excel制定詳細的任務分解計劃，然后傳達給項目成員。但在項目制管理模式下，不同的項目角色對項目計劃的需求是不一樣的，項目經(jīng)理要學會制定“兩級計劃”，讓不同的角色最快最準確地得到最有效的信息。
管理層要管理的項目多、工作忙，無法深入地參與到每一個項目中去，但他們又必須了解項目的狀態(tài)，以便分析決策。面對管理層，項目經(jīng)理要給出項目的階段計劃，即按節(jié)點給項目進行階段劃分，告訴管理層這段時間的工作內(nèi)容和狀態(tài)，以及計劃完成時間，如圖，該項目分成了項目開始、項目準備及立項、需求分析及確認、系統(tǒng)開發(fā)、測試等幾個大節(jié)點，管理層就很清晰地了解到項目計劃進度，將計劃完成時間與實際完成時間作對比，還可以了解項目在每一階段的健康狀態(tài)，方便分析決策。
詳細的任務分解計劃項目經(jīng)理也要做，而且要越詳細越好，從而讓執(zhí)行人員掌握自己的任務和要求。同時，在制定好分解計劃后，項目經(jīng)理還要及時通知到個人，這點通過系統(tǒng)化的項目管理工具可以更高效的實現(xiàn)，如圖，項目經(jīng)理在系統(tǒng)上確定項目的任務、任務的負責人、計劃完成時間等信息，計劃發(fā)布后系統(tǒng)就會立即自動通知到個人，大大提高了項目經(jīng)理可視化管理的效率。
②建立工作成果反饋系統(tǒng)，保證信息的準確性和即時性
除了項目計劃，項目的完成情況也要進行相應的可視化管理，項目任務的執(zhí)行情況、項目的重要交付物，都要對相關人員透明，以便從中識別風險，及時補救。
任務的完成情況一般通過員工工時反饋，工時數(shù)據(jù)是項目的重要信息，反映了項目的進度和狀態(tài)，是項目經(jīng)理評估項目、發(fā)現(xiàn)風險的重要數(shù)據(jù)來源。員工反饋工時，要跟項目的計劃掛鉤，這樣才能形成有效的數(shù)據(jù)閉環(huán)，將工時數(shù)據(jù)和項目計劃作比較，為項目進度監(jiān)控體術數(shù)據(jù)支撐。如圖，在項目管理工具上制定項目計劃后，員工填報工時時可以一鍵導入分配的計劃任務，填寫數(shù)據(jù)后提交，數(shù)據(jù)就會匯總到項目經(jīng)理處，方便其分析和管理。
在項目的全生命周期內(nèi)，每個階段都會產(chǎn)生一定的成果，即項目交付物，通過評審項目交付物，管理層可以了解項目在某個階段的質(zhì)量，因此項目的交付物必須對管理層可視透明。如圖，設置一個交付物評審窗口，相關負責人在規(guī)定時間內(nèi)上傳，管理層就可以進行查看、評審。
③透明化監(jiān)控團隊，合理調(diào)配資源
項目的資源分配主要由資源經(jīng)理/部門經(jīng)理負責，但他們往往并不是項目的負責人，不了解項目情況和需求，急需更多更準確的項目信息。
一方面，資源經(jīng)理/部門經(jīng)理需要對公司員工有所了解，了解每個人的技能、崗位、績效等信息，以便將最合適的人分配到最合適的項目角色中。如圖，錄入每個項目成員，并對其進行相關信息的登記入庫，可以實現(xiàn)資源信息的可視化：
另一方面，資源經(jīng)理/部門經(jīng)理還要對員工的工作飽和情況有所了解，從而提高資源分配的科學性，防止出現(xiàn)部分人過忙部分人無事可干的情況。如圖，在這張資源排期表中，用顏色展示人員的忙閑狀態(tài)，資源經(jīng)理/部門經(jīng)理就可以減少分配不合理的情況。
三、總結
1.可視化項目管理，是科學的管理方式，可以有效提高工作效率、降低項目風險，提高項目的成功率和客戶滿意度。
2.可視化項目管理，不能僅僅是喊口號，而應該是通過科學的手段搭建可視化項目管理平臺，讓人員和信息流轉，讓每一步的計劃和目標都清晰可見、項目風險無所遁形。
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