眾所周知，會議已經(jīng)成為現(xiàn)在企業(yè)最重要的管理行為之一，它不僅可作為政策制度的宣講、當(dāng)日工作的部署，更可作為凝聚團隊、振奮員工士氣的重要媒介。也因如此，相較于其他行業(yè)，會議更是餐飲人日常管理的重要手段。
百姓漁村深知開好會議對企業(yè)發(fā)展的重要性，為此在會議執(zhí)行的過程中，百姓漁村研究出了屬于自己的361會議管理模式，即3個會前環(huán)節(jié)、6個會中到位、1個會后利劍。
一、落實“3”環(huán)節(jié)保證會前準(zhǔn)備無誤
會前落實的三個環(huán)節(jié)分別是準(zhǔn)備環(huán)節(jié)、資料收集環(huán)節(jié)、參會人員會議期間的部署環(huán)節(jié)。
在會議準(zhǔn)備環(huán)節(jié)中，需要提前確定會議的具體召開時間，本次會議的主題，參會人員及需要準(zhǔn)備的所有資料等。
資料搜集環(huán)節(jié)是指在會議召開的前一天，會務(wù)組人員檢查本次會議所需的會議匯報資料是否到位，會議前一小時將電腦、投影儀、話筒等設(shè)備進行連接并調(diào)試，確保會議流程順暢進行。
參會人員會議期間的部署環(huán)節(jié)是指會議舉行時為確保會議質(zhì)量，所有參會人員的手機統(tǒng)一交由會務(wù)人員暫時保管。所以，參會人員需要與確定的第二責(zé)任人就急需對接的客戶或亟待解決的工作進行對接，并在公司群內(nèi)將工作安排進行公示，將第二責(zé)任人的聯(lián)絡(luò)電話進行公示。
如：百姓漁村的旬會一般定于每月的12日、22日下午三點召開，那么相關(guān)通知會在11日、21日由集團公司辦公室就本次會議的主要議題、會議的具體時間、具體地點、著裝要求、大概時長、會議需要準(zhǔn)備資料等，在集團公司高管群以及人事群內(nèi)進行發(fā)布，而參會人員需在會前將自己的工作安排在高管群及各店群里進行公示。
二、做好“6”到位，讓會議更高效
其實，決定一個會議的召開是否卓有成效，最主要的是在會議舉行的階段。換言之，做好舉行階段，就解決了會議效率低下的問題。
在舉行會議階段，百姓漁村經(jīng)過十幾年的摸索，總結(jié)出了會中的“6”到位，分別為：高效到位、分享到位、匯報到位、溝通到位、解決到位、決議到位。
高效到位：為使會議能夠按照流程內(nèi)容高效召開，在預(yù)計會議時長2小時以上的會議中，百姓漁村都會設(shè)置時間郎，時間郎根據(jù)每個會議環(huán)節(jié)的預(yù)估時間進行會議時間的控制，當(dāng)某個環(huán)節(jié)的匯報人或主持人超時，時間郎進行舉牌示意，當(dāng)事人當(dāng)即進行時間調(diào)整，適當(dāng)縮短或控制自己匯報的時間。
分享到位：2個小時以上的會議中，都會設(shè)置分享環(huán)節(jié)，或是一個客訴案例、或是安全事件等。此環(huán)節(jié)的設(shè)置，是為了共性事件的避免，個性事件的警惕，讓各店各部在分享中總結(jié)和進步。
匯報到位：所有的匯報資料，百姓漁村都要求數(shù)據(jù)詳實，內(nèi)容確切。例如匯報營業(yè)額、會員卡、表揚信等內(nèi)容時，百姓漁村都要求各匯報人員根據(jù)實際數(shù)字實際匯報，不可弄虛作假；匯報表揚信時會要求具體到A、B、C類表揚信各多少封。而各店存在的問題或情況也要在會議上詳細闡述匯報，以便于其他部門或總部及時給予幫助和支持。匯報完后所有匯報材料都要由總部梳理收檔留存。
溝通到位：因質(zhì)檢在日常的工作中針對發(fā)現(xiàn)的問題會開具“問題報告單”，并由當(dāng)事人及事件的連帶責(zé)任人進行簽字認可，當(dāng)出現(xiàn)事件當(dāng)事人或事件連帶責(zé)任人對事情本身有疑義時，質(zhì)檢部需在近期的會議中，及時進行反饋、溝通、核實。
解決到位：會議所有功能中，解決問題是最重要的一項。百姓漁村有一項特殊規(guī)定，店內(nèi)或部門提出的問題，必須在24小時內(nèi)得到直屬部門的解決或回復(fù)。餐飲行業(yè)所有的職能部門都是為一線做服務(wù)的部門，因此，當(dāng)出現(xiàn)工程問題、采購問題等疑難事情時，一經(jīng)上會，相關(guān)部門必須當(dāng)即給出解決問題的辦法和時間承諾，由質(zhì)檢部跟進落實。
決議到位：會后24小時之內(nèi)，必須形成本次會議的“總經(jīng)理執(zhí)行令”，內(nèi)容包括總經(jīng)理近期的工作部署、本次會議形成的決議、議案等等，按時發(fā)到各店各部，相關(guān)人員遵照執(zhí)行。
三、執(zhí)行“1”利器，讓會議精神落地
什么樣的會議是失敗的？16個字足以總結(jié)：會而不議、議而不決、決而不行、行而不果。
所以，即便會前3準(zhǔn)備的環(huán)節(jié)做好了，會議中的6個到位做好了，如果沒有最后1個執(zhí)行到位的利器，依舊可以說是一個失敗的會議。當(dāng)每次的會議決議下達到各店時，百姓漁村質(zhì)檢部就成了會議精神執(zhí)行力的保障部門。
10月12日百姓漁村舉行了本月的旬會，10月13日旬會的“總經(jīng)理執(zhí)行令”下達之后，質(zhì)檢部隨即按照會議精神開始日常的巡檢工作。10月16日質(zhì)檢部經(jīng)理張紅麗在西宮店的日常巡檢中發(fā)現(xiàn)“晚市后遺留有未處理的酒精”，這種現(xiàn)象在12日召開的旬會中，總經(jīng)理曾經(jīng)做出部署：“酒精使用安全，各店加強培訓(xùn)，對如何正確加酒精進行專項培訓(xùn)。酒精的安全事故由各店自行承擔(dān)，酒精由專人統(tǒng)一管理?！?/p>
隨即質(zhì)檢部經(jīng)理按照公司“處罰100條”中的相關(guān)規(guī)定對當(dāng)事人進行處理，并由當(dāng)事人進行簽字認可，此處罰在當(dāng)月工資中體現(xiàn)。
員工不會做你希望的，只會做你檢查和考核的。也因如此，百姓漁村“質(zhì)檢部”成為了公司會議精神、決議執(zhí)行的護航利器，也正是因為質(zhì)檢部同時具有“檢查”與“監(jiān)督”的雙向職能，百姓漁村各種會議的效果才有了切實的保障。
當(dāng)部分餐企沒有質(zhì)檢部時，對會議的執(zhí)行落地就由各部門主管執(zhí)行，店長檢查督導(dǎo)，如若發(fā)現(xiàn)會議中提出的問題沒有進行整改，或整改后依舊出現(xiàn)時，店長需根據(jù)制度執(zhí)行，然后組織該部門所有人員對問題進行培訓(xùn)。
本文摘自《中國好餐飲雜志》
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