1.什么是復(fù)雜問(wèn)題？
復(fù)雜問(wèn)題需要很多道工序，涉及到與多個(gè)人進(jìn)行溝通，人的注意力沒(méi)法持續(xù)關(guān)注，導(dǎo)致很容易忘掉很多重要步驟。像這種問(wèn)題就要用到項(xiàng)目管理工具，在重要的節(jié)點(diǎn)上，來(lái)檢查自己是否遺漏了重要的環(huán)節(jié)。
比如手里總有十好幾個(gè)工作任務(wù)同時(shí)在跑，手忙腳亂應(yīng)付不了總是在懷疑人生；除了要完成領(lǐng)導(dǎo)布置的工作任務(wù)外，還要和其他部門(mén)各種溝通對(duì)接，微信群里時(shí)不時(shí)傳來(lái)不斷變化的需求……每天恨不得25小時(shí)都在工作，可工作進(jìn)度還是難以把控，經(jīng)常延誤，到底怎么辦呢？
有人會(huì)說(shuō)用專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目管理軟件來(lái)管理多個(gè)工作任務(wù)就好了，但是你還得花時(shí)間去適應(yīng)各種項(xiàng)目管理軟件。你的時(shí)間有限，沒(méi)有時(shí)間學(xué)習(xí)多余的東西。
最重要的一點(diǎn)是，別人很有可能打不開(kāi)你發(fā)的工作文件。因?yàn)椴皇撬腥说碾娔X里都安裝了這個(gè)軟件。
如果用 Excel來(lái)做那就簡(jiǎn)單多了，因?yàn)槊總€(gè)職場(chǎng)人的電腦里都有Excel，幾乎人人都會(huì)用，可以極大地提高工作效率。最重要的是，Excel簡(jiǎn)單容易上手，不需要你花太多時(shí)間就可以掌握。
這時(shí)候我們就可以使用Excel來(lái)做項(xiàng)目管理里常用的甘特圖。
2.什么是甘特圖呢？
甘特圖是以提出者甘特先生的名字命名的。橫軸表示時(shí)間，縱軸表示項(xiàng)目里各個(gè)任務(wù)。通過(guò)條狀圖來(lái)顯示項(xiàng)目里各個(gè)任務(wù)隨著時(shí)間進(jìn)展的完成情況。
3.什么是項(xiàng)目管理文檔？
很多創(chuàng)業(yè)公司其實(shí)是沒(méi)有項(xiàng)目經(jīng)理的，通常是一個(gè)技術(shù)人員就作為某項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人。
這部分我會(huì)通過(guò)一個(gè)實(shí)戰(zhàn)案例，教會(huì)你如何使用Excel來(lái)繪制甘特圖，從而來(lái)管理項(xiàng)目，并自動(dòng)生成項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)表。
我們可以根據(jù)項(xiàng)目需求用Excel做下面的項(xiàng)目管理文檔。
圖片里的序號(hào)對(duì)應(yīng)l項(xiàng)目管理文檔分為三部分：
1）項(xiàng)目計(jì)劃表
用于記錄項(xiàng)目各個(gè)任務(wù)模塊，以及對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人，開(kāi)始時(shí)間，項(xiàng)目周期這些數(shù)據(jù)。
2）甘特圖
通過(guò)甘特圖可以清晰的看到各個(gè)任務(wù)的完成進(jìn)度。
3）項(xiàng)目分析
項(xiàng)目圖表分析部分是根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃數(shù)據(jù)自動(dòng)生成的，并不需要人為額外更新，最大程度上減少了人員工作量。
這部分主要是為了方便全局看到項(xiàng)目信息和人員任務(wù)安排信息，幫助最大化利用人員時(shí)間和效率，降低資源浪費(fèi)
每周你可以把項(xiàng)目進(jìn)度文檔發(fā)給各個(gè)相關(guān)的人員，每個(gè)人可以看到整體項(xiàng)目的進(jìn)度，和各自當(dāng)前的工作任務(wù)。跟CEO匯報(bào)也一目了然。
整個(gè)文檔做起來(lái)難度并不是很大，做完之后能夠多次重復(fù)使用，大大的提升了使用的愉悅度和效率。
下面我教你如何用Excel做出這樣的項(xiàng)目管理文檔。
4.如何用Excel做甘特圖？
1）如何制作項(xiàng)目計(jì)劃表？
在Excel中錄入項(xiàng)目分解也就是各個(gè)任務(wù)的名稱(chēng)，負(fù)責(zé)人，開(kāi)始時(shí)間，需要天數(shù)這些數(shù)據(jù)。
上圖中紅框里的內(nèi)容是增加的幾個(gè)輔助列，里面的數(shù)據(jù)是利用Excel里的函數(shù)計(jì)算出來(lái)的，這里看不懂也沒(méi)關(guān)系。我會(huì)在最后把這個(gè)項(xiàng)目文檔發(fā)出來(lái)，你可以直接使用我給的項(xiàng)目文檔。
如果你想深入學(xué)習(xí)Excel的函數(shù)功能，我也會(huì)在最后給出一個(gè)補(bǔ)充學(xué)習(xí)的資料，補(bǔ)充學(xué)習(xí)下就可以。
我這里簡(jiǎn)單解釋一下這幾個(gè)輔助列是怎么計(jì)算出來(lái)的。
輔助列截止時(shí)間里的值等于開(kāi)始時(shí)間加上需要天數(shù)；
已完成天數(shù)里的today()函數(shù)為當(dāng)天日期，里面當(dāng)天日期和開(kāi)始日期計(jì)算出已完成天數(shù)；
未完成天數(shù)等于需要天數(shù)減去已完成天數(shù)
這樣我們就把項(xiàng)目計(jì)劃表做好了。輔助列里的數(shù)據(jù)會(huì)根據(jù)你其他列的值動(dòng)態(tài)變化，不需要再手動(dòng)去填寫(xiě)。
2）甘特圖如何制作？
第1步，按住ctrl鍵選中項(xiàng)目分解，已完成天數(shù)，未完成天數(shù)這幾列
第2步，選擇插入菜單欄下的堆積條形圖，就得到了下面圖片中的甘特圖
第3步，選中圖表，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“選擇數(shù)據(jù)”按鈕
第4步，在彈出的對(duì)話框中選擇添加，出現(xiàn)下面圖片中的對(duì)話框
第5步，在系列名稱(chēng)中選擇計(jì)劃表中的開(kāi)始時(shí)間列名。在系列值中選擇開(kāi)始時(shí)間這一列的數(shù)據(jù)。就把開(kāi)始時(shí)間作為橫軸加到甘特圖里了。
第6步，我們把開(kāi)始時(shí)間移動(dòng)到最前面，就可以看到我們圖表中的綠色條形就是開(kāi)始時(shí)間。
下面我們繼續(xù)優(yōu)化圖表。
第7步，我們?cè)O(shè)置坐標(biāo)軸。
選擇縱軸，鼠標(biāo)右鍵選擇“設(shè)置坐標(biāo)軸格式”，在彈出的對(duì)話框中選擇“逆序類(lèi)別”，我們看到縱軸安裝任務(wù)順序排列好了，橫軸開(kāi)始時(shí)間也移動(dòng)到了最上方。
我們看到橫軸時(shí)間比較亂，下面圖片我們繼續(xù)設(shè)置橫軸時(shí)間。
選中橫軸，鼠標(biāo)右鍵選擇“設(shè)置坐標(biāo)軸格式”，在彈出的對(duì)話框里最小值設(shè)置為計(jì)劃表開(kāi)始時(shí)間的最小日期，輸入日期后按回車(chē)鍵。最大值設(shè)置為計(jì)劃表截止日期里的最大日期。
設(shè)置好后我們就看到了下圖的效果。
我們將綠色條形的地方選中，選擇無(wú)填充，讓它隱去，就得到了甘特圖。然后再做一些圖表的細(xì)節(jié)優(yōu)化處理，就可以讓甘特圖更好看了。
3）管理文檔的第3部分項(xiàng)目分析如何做？
預(yù)計(jì)總天數(shù)，已完成天數(shù)，未完成天數(shù)，對(duì)之前的計(jì)劃表列做加法就可以得到。
然后插入餅狀圖就可以得到項(xiàng)目完成進(jìn)度。
對(duì)計(jì)劃表做數(shù)據(jù)透視表，就可以得到項(xiàng)目人員工作量的柱狀圖。
5.模板下載
前面我們學(xué)習(xí)了面對(duì)復(fù)雜問(wèn)題，如何使用Excel制作甘特圖和自動(dòng)報(bào)表來(lái)推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度。
我希望你也能親自跟著前面的步驟實(shí)踐一遍。
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