你所在的學(xué)校，對(duì)科研文檔有進(jìn)行信息化的管理嗎？效果和使用體驗(yàn)如何，是否有滿(mǎn)足你對(duì)于科研檔案的利用需求？隨著各類(lèi)社科的進(jìn)步發(fā)展，學(xué)校的科研發(fā)現(xiàn)越來(lái)越細(xì)分，大家對(duì)于如何整合分散在各個(gè)層級(jí)之間的科研文檔，也越來(lái)越關(guān)注。
然而數(shù)據(jù)共享、檢索效率等科研文檔管理問(wèn)題，依然是阻礙我們釋放科研文檔價(jià)值的攔路虎。究竟如何挑選一款合適的學(xué)校科研文檔管理系統(tǒng)，你有以下思考方向。
1.是否支持全面的學(xué)?？蒲形臋n管理？
學(xué)校科研方向比較多，由此產(chǎn)生的檔案資源，不論是格式，還是形態(tài)也都是紛繁復(fù)雜的。若要將學(xué)?？蒲形臋n格式進(jìn)行細(xì)分，dwg、doc、docx、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等，可以輸出很多，學(xué)?？蒲惺且粋€(gè)綜合性的內(nèi)容，涵蓋了社會(huì)生活的各個(gè)方面，因此做好學(xué)校科研文檔管理，必須優(yōu)先確保這個(gè)系統(tǒng)，是否支持全面的學(xué)?？蒲形臋n管理。
基于以上需求，紹林科技學(xué)?？蒲形臋n管理系統(tǒng)非常豐富的數(shù)據(jù)類(lèi)型一鍵導(dǎo)入，同時(shí)圖片、文件、文檔、長(zhǎng)文本日志、主題、日期、協(xié)作人等各類(lèi)型的信息都能集中記錄，科研文檔信息一目了然。此外，對(duì)于文檔過(guò)多的問(wèn)題，你也不用擔(dān)心，紹林科技為您提供了批量性導(dǎo)入功能，你可以簡(jiǎn)單快捷地通過(guò)excel表格新建條目，并通過(guò)文件夾的方式上傳文件。
2.是否支持快速檢索科研文檔？
將科研文檔收集起來(lái)的最終目的是為了用，而要用好科研檔案對(duì)的第一步，就是檔案的檢索。學(xué)校科研文檔相對(duì)而言，數(shù)量比較龐大，所以對(duì)于檢索功能要求是比較高的。在這里，給大家提供兩個(gè)參考標(biāo)準(zhǔn)，其一是快，其二是準(zhǔn)。能達(dá)到這兩個(gè)要求，你在進(jìn)行檔案搜索的時(shí)候，就能更高效、順暢。
紹林科技學(xué)校科研檔案管理系統(tǒng)，支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、類(lèi)自然語(yǔ)言檢索、二次檢索等多種檢索方式，可對(duì)所有教師上傳的科研文檔進(jìn)行搜索，搜索結(jié)果精準(zhǔn)反饋并提供高亮顯示。據(jù)過(guò)往項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)，在百萬(wàn)級(jí)條目的數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案檢索時(shí)間僅需3秒左右。
3.是否擁有完善的保密機(jī)制？
科研文檔管理相對(duì)于其它文檔管理有它非常特殊的地方，這個(gè)特殊之處就是保密性?！凹夹g(shù)秘密是一種重要的無(wú)形資產(chǎn)，保護(hù)學(xué)院的技術(shù)秘密，是每位教職工的義務(wù)和責(zé)任，任何人不得利用職權(quán)和工作之便或采取步伐手段泄露、發(fā)表、使用、許可、出售、轉(zhuǎn)讓學(xué)院的技術(shù)秘密”，不少學(xué)校都對(duì)科研文檔管理提出了非常明確的要求。
紹林科技為學(xué)?？蒲形臋n管理系統(tǒng)，提供了細(xì)?；臋?quán)限管理功能。通過(guò)這一功能，大家既可以對(duì)一個(gè)學(xué)院、每一個(gè)小組進(jìn)行批量性地權(quán)限管理、同時(shí)也能對(duì)單個(gè)人、單份文件進(jìn)行權(quán)管理，并且授權(quán)內(nèi)容均可自定義。在保障文檔安全的同時(shí)，充分確保了科研文檔利用的自主性和靈活度。
此外通過(guò)操作外部操作和硬件上來(lái)確保文檔利用安全也是必不可少的。紹林科技通過(guò)錯(cuò)密鎖定；強(qiáng)制復(fù)雜密碼、機(jī)器指紋登錄，驗(yàn)證碼登錄；賬密加密傳輸、支持SSL網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)等技術(shù)手段，給學(xué)?？蒲形臋n安上了一個(gè)密不透風(fēng)的“大門(mén)”，任何和文檔資料無(wú)關(guān)的人員都無(wú)法通過(guò)大門(mén)的考驗(yàn)，接觸到學(xué)校核心的文檔資料。
同時(shí)，紹林科技還提供了包括用戶(hù)登錄監(jiān)控、應(yīng)用操作行為監(jiān)控、工作流程監(jiān)控、類(lèi)似于黑匣子的操作痕跡記錄、監(jiān)控信息統(tǒng)計(jì)與分析多種方式，實(shí)時(shí)保障文檔的安全。
保證科研文檔管理的全面性、確保文檔能夠快速檢索、擁有完善的保密機(jī)制是我們認(rèn)對(duì)于學(xué)校科研文檔管理系統(tǒng)比較重要的三個(gè)方面，希望能夠給到你參考。當(dāng)然，除了這三個(gè)功能之外，也還有非常多的加分功能值得考慮，比如科研文件的在線(xiàn)預(yù)覽、圖片的OCR識(shí)別、如何如外部科研團(tuán)隊(duì)協(xié)作等，歡迎你隨時(shí)跟我們進(jìn)行交流探討。
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