集團會議管理制度（24頁）2041103
第一章 總則
第一條 為進一步規(guī)范公司會議管理，不斷提高會議質量和效率，有效降低會議成本，結合公司實際，特制定本制度。
第二條 會議管理的原則：精簡、高效、務實、注重結果。
第三條 本制度明確了公司會議的種類、會議的組織、會務的管理等工作相關內容，適用于公司各種類型的會議。其中，合資公司會議管理需遵從所在企業(yè)的有關規(guī)定。
第四條 會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司級會議、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議或各級黨委政府（有關部門）召集企業(yè)有關人員參加的會議不受此限。
第五條 會議提擬人或主辦單位、部門負責會議的組織工作，并有權對違反本制度的行為提出處罰。
第六條 集團公司行政中心負責公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調及本制度的實施監(jiān)督。
第二章 公司會議的種類
第七條 公司舉行的會議按周期分為兩類。
（一）定期會議：指公司及下屬各單位、部門按照規(guī)定定期召開的會議。如：每周例會、半年工作會議、年度總結表彰大會等。
（二）不定期會議：召開時間沒有特別規(guī)定，根據實際需要隨時召開的會議。
第八條 公司舉行的會議按級別分為五類：
（一）公司級會議：主要包括董事長（總裁）辦公會、股東大會、半年工作會、年度總結表彰大會、年終述職會、職代會、黨內民主生活會等；
（二）專題性會議：公司生產、建設、營銷、技術、財務、人事、采購、安全等業(yè)務綜合會（如經營分析會、生產調度會、安全生產工作會等）；
（三）部門（單位）會議：各分子公司、加油站、集團各職能部室召開的工作會；
（四）班組（小組）會：由各黨、工、婦、團小組會，項目組、工作組及其他班組小組會議；
（五）上級或外單位在公司召開的會議：接待會、現場會、報告會、辦公會、業(yè)務會、商務會（如洽談會、座談會、推介會、聯(lián)誼會等）。
第三章 公司會議的提擬與審批
第九條 公司各類定期會議無須提交和審批。
第十條 公司臨時行政會議、公司年度有關會議由集團公司總裁直接提擬或由議題涉及業(yè)務的主辦單位或部門負責人提擬，會議層次由集團公司總裁批準。
第十一條 單位和部門會議由各單位、部門自行安排，會議時間、地點、參加人員等，不得與公司級會議沖突。
第十二條 具體提案和審批情況如下：
（一）公司級會議：報請集團公司董事長、總裁或書記批準后，由集團公司行政中心負責組織召開；
（二）專題性會議：由集團公司總裁或副總裁批準，由有關單位或業(yè)務部門負責組織；
（三）部門（單位）會議：由各分子公司、加油站、集團職能部室主要負責人批準，由有關單位或部門負責組織；
（四）班組（小組）會：由各黨、工、婦、團小組長，項目組、工作組決定并主持召開；
（五）上級或外單位在公司召開的會議：由各單位行政部門受理安排，并報請集團公司分管領導審批，會議或接待層次較高的須報請集團公司董事長審批，有關業(yè)務對口部門或相關單位、集團公司行政中心協(xié)助做好會務工作。
第十三條 凡列入公司年度計劃的會議（見附件1）如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應提前3天完成會議提擬和報批手續(xù)，并通知集團公司行政中心調整會議計劃；未經報批同意，任何人不得隨意打亂正常的會議計劃。
第四章 公司會議會前準備
第十四條 會議通知遵照以下規(guī)定：
（一）已列入公司計劃的會議，期中無調整的，不再另行通知，由相關組織單位和部門按計劃直接通知與會人；
（二）屬下列情況之一者，按“誰提擬、誰通知”的原則進行會議通知：
1．未列入會議計劃而臨時提前出的會議；
2．雖然已列入例會計劃，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明；
3．其它提擬人認為應另行通知的情況。
（三）會議通知一般應提前2天以上，通知對象為與會人、會務服務提供部門；
（四）會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議或涉及多個部門和參加人數眾多的大型會議，應進行書面通知，并輔以電話通知。
第十五條 會議的其它準備工作遵照以下規(guī)定：
（一）按照“議題明確、重點突出、務實高效”的原則，會議提擬部門應提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）準備的組織工作；其中，屬于集體討論類型的會議（如跨部門的溝通協(xié)調會、專題討論會等），各單位、部門應在會議召開前2天，按要求將所需在會上討論的議題（見附件2）報送至會議提擬部門，由會議提擬部門對各種議題進行總結歸納，列出討論提綱（見附件3），并大致分配各項議題的討論時間，所有議題討論時間總和最長不超過3小時。在會議開始前1天將會議議題等相關資料發(fā)于所有參會人員。其他會議根據實際情況，提前或現場將會議所需文件材料準確分發(fā)到與會人員。
（二）會務服務提供部門應根據會議通知要求或領導要求，在會議開始前1天做好會務準備工作，如落實會場、會場布置、會議器材、茶具茶水、錄音（像）、安保通勤等會議所需的各種設施、用品等，同時，要做好會場照明、通風、溫度控制等工作。
（三）集團公司召開的公司級會議會務服務統(tǒng)一歸口集團公司行政中心負責。
（四）各單位、各部門在集團公司召開的會議需用公共會場的，應向集團公司行政中心書面提出，并統(tǒng)籌安排。
（五）會議開始前，參會人員應自覺準備好記事本、鋼筆（簽字筆）等會議記錄工具；對于公司級會議，集團公司文秘人員須額外準備好錄音筆。
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