本篇文章暨 CSDN《中國(guó) 101 計(jì)劃》系列數(shù)字化轉(zhuǎn)型場(chǎng)景之一。
《中國(guó) 101 計(jì)劃——探索企業(yè)數(shù)字化發(fā)展新生態(tài)》為 CSDN 聯(lián)合《新程序員》、GitCode.net 開(kāi)源代碼倉(cāng)共同策劃推出的系列活動(dòng)，尋訪一百零一個(gè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型場(chǎng)景，聚合呈現(xiàn)并開(kāi)通評(píng)選通道，助力企業(yè)數(shù)字化生態(tài)體系建設(shè)。
場(chǎng)景解讀
在以往傳統(tǒng)的情況下，文件、檔案都是以紙質(zhì)的形式保存的，這難免會(huì)存在一些問(wèn)題——檔案逐年增加，管理上存在一定難度；同時(shí)會(huì)給查閱帶來(lái)一定的困擾。
如今隨著電子印章的廣泛使用，越來(lái)越多的企業(yè)選擇將傳統(tǒng)文件轉(zhuǎn)換為電子文件，這樣雖然使簽字蓋章更加便捷，但由于業(yè)務(wù)分散，數(shù)據(jù)往往不在同一個(gè)系統(tǒng)中，這無(wú)疑會(huì)給歸檔整理增添負(fù)擔(dān)，時(shí)間長(zhǎng)了甚至容易造成丟失。
近幾年，在數(shù)字化的大背景下，國(guó)家對(duì)檔案管理提出了新的倡議，并出臺(tái)了相關(guān)政策，明確電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案具有同等法律效力。不難看出，檔案管理的數(shù)字化趨勢(shì)在加劇，以后有可能檔案可以單獨(dú)以電子形式歸檔。
傳統(tǒng)走向新生，往往都不是一蹴而就的，在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，各個(gè)階段都會(huì)出現(xiàn)不同的挑戰(zhàn)——
- 如何自動(dòng)接收來(lái)自不同系統(tǒng)的電子檔案？
- 電子檔案與紙質(zhì)檔案如何統(tǒng)一管理？
- 怎樣在大量的檔案文件中精準(zhǔn)查閱和高效利用？
- 如何確保歸檔后的文件永久封存、不被篡改？
- 從生成到歸檔的過(guò)程怎樣把控？是否可以追蹤記錄？
對(duì)此，泛微檔案管理專家陳馳認(rèn)為：新形勢(shì)下的檔案管理意味著，從檔案的生成、整理、查詢、利用、鑒定到銷毀，整個(gè)生命周期都做到電子化，并且通過(guò)一些技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)所有歸檔數(shù)據(jù)防篡改，從而構(gòu)建一個(gè)讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗(yàn)的電子檔案管理平臺(tái)。
數(shù)字化賦能
場(chǎng)景一：統(tǒng)一管理，所有文件可歸檔到一個(gè)檔案中心，為不同角色提供服務(wù)
檔案管理通常會(huì)涉及多個(gè)部門(mén)、多個(gè)崗位，因此需要將分散在各個(gè)功能模塊的數(shù)據(jù)抽取出來(lái)，集中匯總，再根據(jù)不同崗位、不同角色進(jìn)行推送。
比如對(duì)檔案管理員來(lái)說(shuō)，檔案的接收和整理是最重要的，同時(shí)能夠及時(shí)處理借閱申請(qǐng)、實(shí)時(shí)掌握檔案庫(kù)的使用情況；普通員工最關(guān)心的是檔案的快速查閱和利用，也希望能查看歷史記錄；而系統(tǒng)管理員更注重對(duì)系統(tǒng)整體運(yùn)行情況的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，以確保及時(shí)調(diào)整需求。
場(chǎng)景二：全生命周期管理，實(shí)現(xiàn)從檔案的收集、整理、利用、鑒定、銷毀等全程電子化
在檔案接收階段，當(dāng)文件審批流程結(jié)束后，可將文件歸入相應(yīng)的接收庫(kù)中；紙質(zhì)檔案可以以掃描、影像文件的形式上傳。檔案管理員可對(duì)接收文件所屬的目錄號(hào)、文號(hào)、文件順序號(hào)、保管期限、責(zé)任人等信息進(jìn)行補(bǔ)充整理。
在檔案整理階段，可以預(yù)設(shè)規(guī)則實(shí)現(xiàn)自動(dòng)排序、組卷、編號(hào)等。另外重要的一點(diǎn)是針對(duì)檔案元數(shù)據(jù)的管理，元數(shù)據(jù)描述了檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景以及管理過(guò)程，為了確保其真實(shí)性、完整性、可用性、可靠性，系統(tǒng)可對(duì)其進(jìn)行四性檢測(cè)并生成報(bào)告，這樣進(jìn)一步確保了檔案工作的安全、嚴(yán)謹(jǐn)。
對(duì)于檔案的借閱，用戶可通過(guò)檢索找到所需檔案，申請(qǐng)借閱；審批通過(guò)后可在線預(yù)覽或下載帶有水印加注的文件。同時(shí)，所有的借閱、查看、下載次數(shù)會(huì)留痕，對(duì)管理員可見(jiàn)。
關(guān)于檔案的鑒定和銷毀，系統(tǒng)將提供智能化服務(wù)，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行分析，確定保存期限，并能檢索出即將到期的檔案，待確認(rèn)后進(jìn)行銷毀，這個(gè)記錄也會(huì)被永久保存。
場(chǎng)景三：自動(dòng)收集各個(gè)異構(gòu)系統(tǒng)歸檔文件和數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn) 100% 歸檔，并對(duì)用戶行為存檔
電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)支持通過(guò)批量導(dǎo)入、手動(dòng)導(dǎo)入或接口集成的方式從異構(gòu)系統(tǒng)收集各類檔案，比如人事檔案中人員相關(guān)的履歷、任免等材料以附件的形式歸檔。這樣通過(guò)相應(yīng)的可視化配置，快速集成來(lái)自 OA、ERP、CRM、HR 等各個(gè)異構(gòu)系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn) 100% 歸檔。
此外，用戶行為存檔是指對(duì)檔案的收集、整理、利用、檢索、查看、下載、維護(hù)等操作留痕，系統(tǒng)會(huì)對(duì)這些日志記錄添加數(shù)字簽名后再次存證，確保所有操作有跡可循，有效防止內(nèi)容篡改。
場(chǎng)景四：針對(duì)財(cái)會(huì)檔案，滿足電子會(huì)計(jì)憑證的管理需求
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要證據(jù)，在管理上應(yīng)極其重視。
以憑證檔案為例，當(dāng) OA 中的費(fèi)用報(bào)銷流程審批結(jié)束后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)年月自動(dòng)接收到對(duì)應(yīng)的門(mén)類下，而與該報(bào)銷相關(guān)的記賬憑證、單據(jù)、電子發(fā)票等以版式文件形式存入檔案系統(tǒng)。
如此一來(lái)，原本分散在 OA、財(cái)務(wù)、銀行系統(tǒng)的各類憑證會(huì)關(guān)聯(lián)起來(lái)，管理、使用起來(lái)更便捷。
企業(yè)數(shù)字化之路已開(kāi)啟
如今，數(shù)字化辦公已經(jīng)走進(jìn)各行各業(yè)，這不僅推動(dòng)了企業(yè)電子化、智能化的轉(zhuǎn)型，更多的是利用數(shù)字化思維來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)化、體系化、結(jié)構(gòu)化思考，這樣的轉(zhuǎn)變，才能推動(dòng)組織結(jié)構(gòu)、人均效能的升級(jí)，促進(jìn)各組織間的協(xié)同管理。
由此可見(jiàn)，數(shù)字化開(kāi)啟了人類社會(huì)的第四次工業(yè)革命，產(chǎn)業(yè)全面數(shù)字化已是必然趨勢(shì)。為此，CSDN 聯(lián)合多家企業(yè)，全新推出《企業(yè)數(shù)字化之路》系列專欄，著眼于認(rèn)知、管理、運(yùn)營(yíng)經(jīng)營(yíng)、決策等數(shù)字化轉(zhuǎn)型場(chǎng)景，賦能產(chǎn)業(yè)變革、降本增效。
SDN 聯(lián)合多家企業(yè)，全新推出《企業(yè)數(shù)字化之路》系列專欄，著眼于認(rèn)知、管理、運(yùn)營(yíng)經(jīng)營(yíng)、決策等數(shù)字化轉(zhuǎn)型場(chǎng)景，賦能產(chǎn)業(yè)變革、降本增效。
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